”IT化”という言葉が世に登場してから、かなりの年月が経ちました。
これまで導入には多額の費用がかかっていたインターネット回線やPCも、かなりの低額で導入できるようになってきました。
しかし地方の中小企業では、まだまだ紙の書類やエクセルでの情報管理が一般的になっています。
そんな状況を少しでも改善するべく、今回は「福島の中小企業がITを活用する方法」を具体的な例も挙げつつお話しさせていただきたいと思います。
紙の書類管理とさよなら「Googleドライブ」
紙ベースで書類を管理していらっしゃる方は、地方ではまだまだ多いように思います。（実感として福島ではまだ90%以上の企業が紙ベースだと思われます）
しかし現代では圧倒的に、クラウドを利用したペーパーレス化が進んできています。
・・・というと少し分かりづらいかもしれませんので、これを簡単な表現に言い直してみますと、
クラウドを利用したペーパーレス化とはつまり
「インターネット上にあなた専用の書類箱を作り、その中にデータ化した書類を入れていく」
というイメージです。
これだけ聞くと少し難しいイメージを持たれるかもしれませんが、実はとても簡単です。
あなたがすることと言えば、あるアプリを一つ使うだけです。
それが、書類管理の代表的アプリ「Googleドライブ」です。
その名の通りあのGoogleが提供しているアプリで、現在全世界で約8億人以上の人が使用していると言われています。（もちろん安全性も折り紙付きです）
Googleのアカウントさえあれば誰でも利用でき、15GBまでであれば無料でいつまでも使うことができます。
最短で5-10分ほどであなたにもお使いいただけますので、早速具体的な始め方と使い方を見ていきましょう。
Googleドライブの始め方と使い方
1：まずはGoogleでアカウントを作成します。（既にお持ちの方は次へ）
2：ログイン後、アプリの中から"ドライブ"を選択します。
3：左上の”新規”ボタンを押し、クラウド上にアップしたい書類を選択します。
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4：アップロードが完了すれば、ペーパーレス化が完了します。
以上です。
とても簡単で、しかもWord、Excelなどはもちろんのこと、PDF・写真・動画などのあらゆるデータが保存できるため、
とても人気のサービスとなっています。
さらに言えば、クラウド上で書類を管理すれば、社内のみならず外出中でも書類の確認などが行えるため、利便性が非常に高まります。
社内の書類の管理にお悩みの方に、是非ともオススメしたいIT活用術の一つです。
ビデオ会議は無料の時代へ「Zoom」・「Facebook Messenger」
今まではビデオ会議というとかなり高額な機材やシステムの導入が必要でしたが、現在は無料でも利用できるビデオ会議システムが増えてきています。
代表的なビデオ会議システムが「Zoom」「Facebook Messenger」です。
いずれも無料で利用でき、「Zoom」に関しては自分のPC画面を会議の出席者全員に共有できるため、
世界中で利用者が急増している、今注目のビデオ会議システムとなっています。
これらのビデオ会議システムの無料導入については、別の記事（【福島の企業向け】リモートワークのやり方お教えします。）にて詳しく解説しておりますので、是非ご覧ください。
ビデオ会議が一般化すれば、わざわざ出張して会議に出席する必要などもなくなり、導入にお金がかからないばかりか出張費まで削減することもできます。
現代においてはこういったテレワークを利用した働き方が増えており、
それを導入することによる経費削減や時間の無駄の削減などのメリットは、デメリットを補って余りあるほどになってきています。
契約書の締結はWEBで完結する時代「Cloud Sign」
はじめに断っておきますが、私はこの「Cloud Sign」の回し者ではありません笑
私もたまたまこのサービスを見つけ、非常に優れたと言いますか、「今っぽい」サービスだなと感動したことがあったため、今回こちらで共有させていただきます。
一言で言えばこのサービスは
「契約書をメールで送り、顧客がそれをWEB上で確認して押印するだけで、契約が結べる」
という画期的なものです。詳しくは説明動画をご覧ください。
つまりこの「Cloud Sign」を導入さえすれば、契約書の印刷・郵送・返送の手間が省けるだけでなく、
それに対応する時間や人員の削減が実現できるというわけです。
月5件、ユーザー数一人までという制限はあるものの無料プランも用意されており、是非一度は試してみるべき、IT活用の好事例と言えます。
名刺管理はスマホで完了。「Adobe Scan」
皆さんは名刺管理、どのようにされてますか？
「名刺ホルダーに保管」、「名刺用のファイルを用意している」など、これまでの名刺管理はやはり紙ベースでの保管が一般的でした。
しかし名刺管理ですらIT化をすることによって、より簡単、より便利になってきます。
名刺管理にオススメしたいアプリが「Adobe Scan」です。一言でこのアプリを表現するとすれば、
「名刺の写真をスマホで撮影するだけで名刺の管理ができ、さらには自動でテキスト化までしてくれる」アプリなのです。
それでは早速使い方を見ていきましょう。
Adobe Scanの始め方と使い方
1:まずはお使いのスマホで「Adobe Scan」アプリをダウンロードします。
2:アプリを開くとこのような画面が現れるので、ログインします。
（このアプリの使用にはAdobeに登録する必要があります。）
※Adobe IDをまだ未登録の場合には、左の”新規登録”ボタンから、無料で登録を行ってください。
3:あとは種類を名刺にして、お手持ちの名刺を撮影していきます。
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以上です。
非常に簡単に名刺をデータ化でき、さらには名前などで検索をかけることができるので、
「あの人の電話番号は何番だっけ」、「メールアドレス調べなきゃ」などといった、名刺にまつわる無駄な時間を削ることができ、
名刺管理の手間が大幅に削減されます。是非お試しいただきたい有用なツールとなっています。
福島のIT化はまだまだ進んでいない
今回は「福島の中小企業がITを活用する方法」をお伝えしてきました。
今回はあえて実務的な場面でのIT活用の事例をおまとめしてまいりましたが、会社の魅力をユーザーに伝えたり、購買意欲を高める方法の一つにはSNSなどの運用が適しています。
そちらの部分につきましては、別途福島の企業はSNSとどのように向き合うべきかという記事にておまとめしておりますので、今後の選択肢の一つとしてご活用をいただければ幸いです。
このようなアプリやサービスを随時導入していくことで、余分なコストや人件費などを大幅に圧縮することができると思います。
しかしそれと同時に、実際にこれらの方法をすぐに導入できる企業は、余り多くはないようにも思っています。
なぜならば、いずれのアプリ・サービスも最低限Webに関する知識が必要になるため、「パソコンはあんまり詳しくない」「インターネットはよくわからない」と言う方の場合、
こういったIT化の対応は後回しにされがちだからです。
当社カントリーアドでは、このような福島の中小企業のIT化についても、総合的にサポートを提供させていただいております。
「福島でWebと言えばカントリーアド」と言っていただけるように、今後も全方位的なサポートをご提供してまいります。
何かWeb上でわからないことがあれば、いつでも無料でお気軽にお問い合わせください。
しつこい営業は一切致しませんので、ご安心してご相談ください。